Recruter & faire grandir
Rédiger une fiche de poste qui sert vraiment à quelque chose.
Dans la plupart des TPE et PME, la fiche de poste n'existe pas, ou dort dans un dossier depuis l'embauche. C'est pourtant le document le moins cher et le plus rentable de votre organisation.
L'essentiel
Une fiche de poste utile tient sur une page et contient six blocs : l'intitulé du poste, le rattachement, la mission principale, les activités et tâches, les compétences requises (techniques et comportementales) et les critères de réussite. Elle n'est obligatoire nulle part dans le droit du travail, mais elle sert trois fois : au recrutement, à la délégation, et à l'entretien annuel.
À quoi sert vraiment une fiche de poste
Précisons d'abord ce qu'elle n'est pas : un document imposé par le droit du travail. Le contrat de travail (service-public.gouv.fr) doit mentionner la fonction et la qualification professionnelle du salarié, mais aucun texte n'oblige à produire une fiche de poste. Si elle n'est pas obligatoire, pourquoi s'embêter ? Parce qu'elle sert trois fois dans la vie d'un poste.
Au recrutement d'abord : c'est elle qui nourrit l'offre d'emploi, qui cadre tout le processus de recrutement et les entretiens avec les candidats, et qui évite de retenir un candidat sympathique mais à côté du besoin. Dans la délégation ensuite : confier un périmètre sans l'avoir écrit, c'est garder la main sans le dire, et c'est l'erreur que nous voyons le plus souvent (notre méthode pour déléguer sans perdre le contrôle en fait son étape 3). Aux entretiens annuels enfin : sans fiche de poste, l'évaluation porte sur l'impression générale, donc sur la personne, au lieu de porter sur le travail attendu.
Les 6 blocs d'une fiche de poste utile
Une page suffit. Au-delà, le document devient un rapport que personne ne relit.
- L'intitulé du poste. Clair et compris en interne comme sur le marché de l'emploi. « Responsable administratif et commercial » plutôt qu'un titre maison intraduisible dans une offre d'emploi.
- Le rattachement. Qui est le responsable hiérarchique, avec qui le poste travaille au quotidien, qui il encadre le cas échéant. C'est ce bloc qui situe le rôle de chacun dans l'entreprise.
- La mission principale. Une phrase, pas dix. Elle répond à : pourquoi ce poste existe dans l'entreprise ?
- Les activités et tâches. Cinq à huit lignes d'actions concrètes, avec un verbe à l'infinitif. C'est le bloc qui sert à déléguer, donc celui qu'on soigne.
- Les compétences requises. Les compétences techniques (logiciels, méthodes, habilitations) d'un côté, les compétences comportementales, les fameuses soft skills, de l'autre. Trois à cinq par catégorie, pas une liste de qualités universelles.
- Les critères de réussite. Le bloc que 90 % des fiches de poste oublient, et le seul qui permette de dire au bout d'un an si le poste est tenu. Deux ou trois indicateurs observables suffisent.
Exemple de fiche de poste rédigée
Voici un modèle de fiche de poste tel que nous l'écrivons en mission, ici pour une PME de services de 18 personnes.
| Bloc | Contenu |
|---|---|
| Intitulé | Responsable administratif et commercial |
| Rattachement | Rattaché à la direction. Travaille avec les 2 chargés d'affaires et le cabinet comptable. Encadre 1 assistante. |
| Mission principale | Sécuriser l'administration des ventes et faire vivre la relation client, de la proposition commerciale jusqu'au règlement. |
| Activités et tâches | Établir et suivre les devis · Gérer la facturation et les relances · Tenir le fichier clients à jour · Préparer les éléments pour le cabinet comptable · Répondre aux demandes entrantes sous 24 h · Suivre les renouvellements de contrats |
| Compétences techniques | Maîtrise du logiciel de gestion commerciale · Bases de comptabilité client · Rédaction de propositions commerciales |
| Compétences comportementales | Rigueur sur les délais · Aisance téléphonique avec des clients mécontents · Autonomie sur les priorités du quotidien |
| Critères de réussite | Délai moyen de réponse aux demandes entrantes · Encours client à plus de 60 jours · Zéro devis oublié sur le trimestre |
Remarquez ce qui n'y figure pas : ni liste de qualités interchangeables, ni paragraphe sur les valeurs de l'entreprise. Une fiche de poste décrit un travail, pas une culture.
Les 4 erreurs qui la rendent inutile
- La fiche copiée sur un modèle trouvé en ligne. Elle décrit le poste d'une autre entreprise. Le vôtre a ses particularités, c'est précisément ce qu'il faut écrire.
- La liste de tâches sans mission. Le salarié sait ce qu'il doit faire, pas pourquoi. Il exécute au lieu d'arbitrer.
- Le document écrit seul par le dirigeant. La bonne méthode : le titulaire du poste rédige une première version de ses activités réelles, le dirigeant complète la mission et les critères de réussite. L'écart entre les deux versions est souvent l'information la plus utile de l'exercice.
- La fiche jamais relue. Un poste qui n'a pas bougé en trois ans dans une entreprise qui grandit, ça n'existe pas.
La faire vivre, sinon elle meurt
Une fiche de poste se révise à trois moments : au départ ou à l'arrivée sur le poste, lors de l'entretien annuel, et à chaque changement d'organisation. Vingt minutes à chaque fois, pas plus.
Dans les grandes entreprises, ce travail revient aux ressources humaines. Dans une PME, il revient au dirigeant, et c'est une bonne nouvelle : personne ne connaît mieux les postes. Quand on écrit les fiches de toute l'équipe d'un coup, l'exercice devient révélateur : les doublons apparaissent, les trous aussi, et il n'est pas rare de découvrir que deux personnes croient porter la même responsabilité. C'est à ce moment que la cartographie d'équipe prend le relais, en croisant ce que chacun fait avec ce pour quoi chacun est réellement fait. Si l'exercice fait apparaître des zones de flou plus profondes, c'est le signe qu'il faut regarder l'organisation dans son ensemble, et c'est le travail de notre audit terrain.
Questions fréquentes
La fiche de poste est-elle obligatoire ?
Non. Aucun texte n'impose de rédiger une fiche de poste. Le contrat de travail doit en revanche mentionner la fonction et la qualification professionnelle du salarié. La fiche de poste est donc un outil de gestion volontaire, que les entreprises utilisent pour recruter, déléguer et préparer les entretiens annuels.
Quelle différence entre fiche de poste et offre d'emploi ?
La fiche de poste est un document interne qui décrit le travail attendu : missions, activités, compétences requises, critères de réussite. L'offre d'emploi est un document externe, tiré de la fiche de poste, qui vend le poste à des candidats : elle en reprend l'essentiel et y ajoute le contexte de l'entreprise et les conditions proposées.
Qui doit rédiger la fiche de poste dans une PME ?
À quatre mains. Le salarié en poste écrit ses activités réelles, celles qu'il fait vraiment et pas celles du document d'origine. Le dirigeant ou le responsable hiérarchique écrit la mission principale et les critères de réussite. Pour une création de poste, le dirigeant rédige seul puis confronte sa version aux premiers mois d'exercice.
Sources
- service-public.gouv.fr, Conclusion d'un contrat de travail à durée indéterminée (CDI) (consulté en octobre 2026)
- Ministère du Travail, Le plan de développement des compétences (consulté en octobre 2026)
Écrire les fiches de toute l'équipe, sans y passer un mois ?
C'est un des livrables classiques de nos missions. Un appel de 15 minutes pour voir ce que ça donnerait chez vous.